Politique de protection des données personnelles


1. Préambule

La présente politique de protection des données personnelles a été mise à jour pour la dernière fois le 1er mai 2025.

Afin de remplir nos obligations et améliorer continuellement nos services, nous nous permettrons de mettre à jour la présente politique de protection des données personnelles à tout moment. Toute modification y relative sera publiée sur notre site https://www.ajenol.ch/.


2. Introduction

2.1. But du document

Le présent document élaboré par l'Accueil de jour des Enfants Nord-Ouest Lausannois, (ci-après « AJENOL » ou « Nous ») relatif à la protection des données personnelles (ci-après "Politique de protection des données ") vise à vous informer sur la manière dont le Réseau AJENOL peut traiter vos données personnelles et sur les droits qui vous sont reconnus. La présente politique de protection des données fournit des informations générales applicables dans la plupart des situations et peut être complétée par des avis ou des règlements plus spécifiques, le cas échéant.

À titre préliminaire, nous souhaitons souligner le fait que AJENOL est sensible à l'importance que revêt la protection de vos données et que nous nous engageons à respecter la vie privée des familles. Pour ces motifs, nous expliquons dans ce document dans quel but et comment sont utilisées les données personnelles, que AJENOL collecte ou détient sur les familles et à qui ces données peuvent être divulguées.


2.2. Définitions

2.2.1. « Donnée personnelle ». Toute information qui se rapporte à une personne identifiée ou identifiable ;

2.2.2. « Personne concernée ». Toute personne dont les données personnelles font l'objet d'un traitement ;

2.2.3. « Traitement de données personnelles ». Toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l'enregistrement, la conservation, l'utilisation, la modification, la communication, l'archivage, l'effacement ou la destruction de données ;


2.2.4. « Donnée sensible ». Toute donnée personnelle se rapportant :

- Aux opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, ainsi qu'à une origine ethnique ;
- À la sphère de la personne, en particulier à son état psychique, mental ou physique ;
- Aux mesures et aides individuelles découlant des législations sociales ;
- Aux poursuites ou sanctions pénales et administratives.

2.2.5. « Communication ». Le fait de transmettre des données personnelles ou de les rendre accessibles ;

2.2.6. « Responsable du traitement ». La personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités du contenu ainsi que les finalités du fichier ;

2.2.7. « Sous-traitant ». La personne physique ou morale, autorité publique ou tout autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement ;

2.2.8. « Violation de la sécurité des données ». Toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite la perte de données personnelles, leur modification, leur effacement ou leur destruction, leur divulgation ou un accès, non autorisés à ces données


3. Qui est responsable de vos données personnelles

AJENOL est un réseau qui regroupe les structures d'accueil préscolaires, parascolaires et l'accueil en milieu familial pour les enfants âgés entre 14 semaines et 12 ans des communes de Bournens, Boussens, Cheseaux-sur-Lausanne, Jouxtens-Mézery, Prilly, Romanel-sur-Lausanne et Sullens.

AJENOL est responsable des données personnelles qu'il traite.

Le réseau AJENOL regroupe les organismes suivants qui sont co-responsables des données personnelles traitées lors de l'accueil des enfants :

- Les structures d'accueil collectif ;
§ L'Association des structures d'accueil de la Chamberonne à Cheseaux-sur-Lausanne,
§ Les structures communales de Prilly,
§ Les structures communales de Jouxtens-Mézery,
§ Les structures communales de Romanel-sur-Lausanne ;

- L'accueil en milieu familial de Prilly qui engage la coordinatrice et les accueillantes sous contrat de droit privé avec la Ville de Prilly ;

- L'Association des structures d'accueil en milieu familial de jour des Communes de Boussens, Bournens, Cheseaux, Romanel et Sullens qui engage la coordinatrice et les accueillantes pour effectuer cette tâche parapublique.

Les traitements de données à caractère personnel sont effectués dans le cadre de la Loi du 11 septembre 2007 sur la protection des données personnelles (ci-après « LPrD »), cas échéant, de la Loi fédérale sur la protection des données personnelles (ci-après « LPD »).

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant le traitement de vos données personnelles et sur la base juridique sur laquelle nous les traitons, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :

Par courrier : AJENOL, route de Cossonay 40, 1008 Prilly, Suisse
Par courriel : info@ajenol.ch


4. Les principes clés qui guident nos actions

AJENOL s'engage à respecter les principes relatifs à la protection des données. En application de ces principes, nous ne traiterons que des données :

- De manière licite et transparente ;

- Pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Un traitement ultérieur à des fins d'archivage n'étant par ailleurs pas considéré comme incompatible avec les finalités initiales ;

- Qui sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de ces finalités ;

- Exactes ;

- Conservées sous une forme permettant l'identifications des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;

- Qui ne seront communiquées qu'à des organismes ou des personnes qui en ont besoin dans le cadre des activités pédagogiques et administratives pour assurer la qualité d'accueil des enfants ;

- En informant, les personnes concernées de manière claire et transparente sur leur utilisation et sur les droits desdites personnes ;

- Dans le respect des droits des personnes concernées, soit en conformité des articles 25 à 29 LPrD.


5. Quelles sont les données personnelles que nous traitons et d'où proviennent-elles ?

Dans le cadre de nos activités, nous traitons les informations que vous nous fournissez oralement ou par écrit ;

- Les informations que nous collectons auprès de vous pour offrir un accueil de jour de qualité, peuvent contenir des données personnelles sensibles, telles que des données sur la santé.

- Les informations au sujet de vos terminaux informatiques lorsque vous visitez notre site Internet (notamment via des cookies et des technologies similaires). Vous trouvez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre relatif aux cookies (Chiffre 12).


L'exécution de notre mission, soit l'accueil de jour des Enfants n'est pas possible sans le traitement de vos données personnelles, voire sensibles et celles des Enfants.

Aux fins de préciser les paragraphes qui précèdent, vous trouverez ci-dessous la liste des données que nous traitons.

- Données des Parents et des Responsables Légaux :
§ Informations d'identification (nom, prénom, adresse, numéro AVS, rôle, etc.).
§ Données de contact (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).
§ Données d'emploi, de situation familiale et financière.
§ Données de santé, de médecin référent et d'allergies des enfants inscrits.

- Données des Enfants :
§ Informations d'identification (photo, nom, prénom, date de naissance, genre, lieu d'habitation, etc.).
§ Données médicales et de santé, y compris des extraits de dossiers médicaux.
§ Données relatives à la garde, à l'autorité parentale et à l'éducation.
§ Données relatives à l'accueil (le contrat d'accueil, la fréquentation, le groupe intégré, le suivi de la journée, les absences prévues, etc.).
§ Données liées à l'enclassement (collège, classe, enseignants, transport en bus scolaire et horaires, autorisations à quitter seul la structure, etc.).

- Données des Intervenants autour des enfants :
§ Informations d'identification (nom, prénom, pièce d'identité, rôle, etc.).
§ Données de contact (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale, etc.)

- Données transmises par des documents (GED) :
§ Echanges d'e-mail, courriers, demandes particulières, etc.

- Données de Navigation et de Cookies :
§ Données de navigation sur notre site internet, y compris les données collectées par le biais de cookies (consultez notre Politique en matière de cookies pour plus d'informations, voir chiffre 12).


6. Quelles sont les bases légales des traitements des données

La majorité des traitements de données personnelles que nous mettons en oeuvre est nécessaire à l'exécution de notre tâche publique d'accueil de jour des Enfants.

Nous traitons également vos données personnelles afin de nous conformer à nos obligations légales et règlementaires, notamment en matière de sécurité, de santé et de bien-être des enfants.

Si nous devions traiter des données personnelles qui sortent de l'accomplissement de notre tâche publique d'accueil de jour, nous vous demanderons alors votre consentement pour légitimer un traitement de données non couvert par notre relation ou une obligation légale. Consentement Parental : Lorsqu'il s'agit de données personnelles d'enfants, nous obtenons le consentement parental conformément à la LPrD.

Dans des cas exceptionnels, nous pouvons être amenés à traiter vos données personnelles lorsqu'il en va de l'intérêt vital des Enfants.


7. Voici les buts pour lesquels nous collectons et utilisons vos données personnelles.

7.1. Accueil de jour

Le traitement de vos données personnelles sert à l'inscription des enfants en vue de leur accueil et à l'accueil proprement dit des enfants.

Pour le traitement des propositions et des inscriptions au sein de nos accueils de jour, ainsi que le suivi administratif et financier du contrat, notamment :

- Lors d'une proposition ou de la conclusion d'une inscription d'un ou plusieurs enfant(s) ;

- Lors de la gestion de l'ensemble de la relation famille

- Lors de l'amélioration des prestations d'accueil (notamment assurer la sécurité et le bien-être des enfants) ;

- Lors de nos communications avec les parents et les responsables légaux.


7.2. Conformité à la loi

Pour le contrôle de la conformité et le respect des dispositions légales, notamment :

- Lors de l'exercice de vos droits en matière de protection des données ;

- Lors d'audits internes et externes.

8. Communication des données

Vos données personnelles sont destinées au personnel habilité du Réseau AJENOL, à ses sous-traitants, partenaires ou prestataires lorsqu'ils participent à la réalisation des finalités mentionnées ci-dessus. Des clauses de confidentialité sont prévues et acceptées lors de l'engagement du personnel ayant accès aux données personnelles des familles.

Pour protéger la vie privée et la sécurité de ses familles, AJENOL peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité avant d'accorder l'accès ou d'effectuer des corrections.

Pour le surplus, vos données pourront être communiquées, dans le respect de l'article 15 LPrD :

Aux différents types d'accueil du Réseau AJENOL qui sont mentionnées sous chiffre 3 ;

Aux organismes officiels, assureurs sociaux, experts, médecins, institutions de prévoyance et aux autorités administratives ou judiciaires, à leur requête ou dans le cadre de nos démarches conformément au contrat ou à la législation.

Le traitement des données personnelles et sensible des familles se fait principalement à travers le logiciel SAINet. Les administrateurs de ce logiciel et leurs partenaires techniques peuvent consulter vos données personnelles, mais sont soumis au même régime de protection des données que nous vous garantissons.

Nos prestataires de services et nos partenaires sont obligés par la loi, respectivement par des obligations contractuelles, de respecter les dispositions juridiques relatives à la protection des données (LPrD, LPD, et RGPD).


9. Transfert des données à l'étranger

Nous nous efforçons de travailler avec des prestataires de services en Suisse, mais il peut arriver que cela soit impossible. Dans ce cas, nous privilégions les pays de l'Union européenne et les pays offrant un niveau de protection adéquat.

Ainsi, et dans le cadre du paragraphe précédent, nous pouvons travailler avec des prestataires de services et des partenaires à l'étranger, nous sommes donc susceptibles de leur transmettre certaines données personnelles lorsque les circonstances l'exigent. p. ex. lors de l'optimisation de nos systèmes et de nos processus informatiques dans lesquels des données personnelles sont traitées.

Cela étant, nous précisons que nous nous engageons à n'utiliser que des services cloud de prestataires suisses pour le stockage de nos données.

En ce qui concerne le transfert de données à l'étranger, nous obtenons de nos prestataires qu'ils s'engagent à respecter les clauses contractuelles types de l'Union européenne.


Vos données personnelles peuvent également être transférées à l'étranger lorsque la loi ou une autorité nous y oblige.

10. Où et pendant combien de temps vos données sont-elles conservées

10.1. Durée de conservation

La durée de conservation de vos données personnelles varie en fonction des besoins de disposer de ces informations (p. ex. pendant la durée d'un contrat) et des bases légales applicables (p. ex. les délais de prescription et les délais légaux de conservation).

Les critères influençant la durée de conservation sont notamment le cadre juridique applicable, la nécessité pour nous de pouvoir disposer de ces informations, la réalisation des buts initiaux ou étendus, la sauvegarde d'intérêts légitimes, ainsi que des impératifs découlant de processus organisationnels ou techniques internes.

Aux fins de préciser les paragraphes qui précèdent, vous trouverez ci-dessous les temps de conservation selon les données et les situations traitées :

- Formulaire de contact du site Internet www.ajenol.ch
§ Les informations transmises sont supprimées 12 mois après leur transmission ;

- Formulaire de préinscription sur le portail SAINet
§ Conservation de ces données aussi longtemps que la famille procède à la réactualisation de la demande,
§ Sans réactualisation de la préinscription dans les 4 mois, les données sont conservées 24 mois avant d'être supprimées ;

- Lors du placement d'un enfant, la famille transmet toutes les données nécessaires à l'accueil (c.f. point 5 du présent document) à AJENOL.

- Au terme du contrat de placement :
§ Les données sensibles relatives aux enfants sont supprimées lorsque l'enfant a quitté la structure d'accueil et ce, à moins qu'une obligation ou devoir de conservation nous contraindrait à opérer différemment ;
§ Les données personnelles, financières et tout autre document relatif à la famille sont détruits 1 année après la fin du placement de l'enfant,
§ Les données débiteurs et les pièces comptables sont conservées conformément aux dispositions du Code des obligations.


10.2. Localisation des données

Les serveurs utilisés par AJENOL pour stocker les données saisies dans l'outils de gestion SAINet sont hébergés auprès de DINA Informatique SA, sur des serveurs d'Exoscale (Akenes SA) à Genève. Cette société est basée en Suisse et leurs serveurs de données sont localisés dans deux data-centers distincts, à Genève et à Zurich. Exoscale (Akenes SA) respecte la LPD et le RGPD. Exoscale est normée ISO 27001 et fait partie de la Cloud Security Alliance (CSA).


11. Vos droits en matière de protection des données

11.1. Quels sont vos droits

Les droits des personnes concernées sont couverts par les articles 25 à 29 de la LPrD que nous appliquons. À ce titre, les familles ont notamment les droits suivants :

- Droit d'accès - les familles ont, à tout moment et sans donner de raisons, le droit de demander à AJENOL des copies de ses données.

- Droit à l'information - les familles ont le droit d'être informé de la façon dont ses données sont utilisées. La présente politique, ainsi que toute information supplémentaire sont destinées à fournir ces informations.

- Droit de retirer le consentement : lorsque les données sont traitées sur la base du consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en en faisant la demande par écrit au responsable des données.

- Droit de rectification - les familles ont le droit de demander à AJENOL de rectifier les données inexactes et de compléter des données incomplètes.

- Droit à l'effacement /suppression - les familles ont le droit de demander à AJENOL d'effacer ou de supprimer ses données, à moins qu'une base juridique ou l'intérêt légitime d'AJENOL l'oblige ou l'autorise à conserver les données.

- Droit d'opposition au traitement - les familles ont, à tout moment, le droit de s'opposer au traitement de ses données.

- Droit de déposer plainte - si la famille n'est pas satisfaite de la manière dont les données sont traitées, elle peut s'adresser au Préposé ou directement au Tribunal cantonal.

11.2. Exécuter vos droits

Toute demande relative au traitement des données doit être effectuée à l'adresse suivante : info@ajenol.ch . Nous demandons simplement de bien vouloir préciser de manière claire et univoque quel(s) droit(s) vous souhaitez faire valoir et dans quelle mesure.

En outre, veuillez noter qu'en vertu des dispositions légales sur la protection des données, nous pouvons vous réclamer une participation financière, notamment lorsque la communication requiert un travail important ou en cas de demandes répétitives et conformément à l'article 26 al.5 LPrD). Vous en serez informé au préalable afin de vous permettre de prendre position. Enfin, nous sommes susceptibles d'exiger une preuve de votre identité au moyen de documents officiels notamment.

12. Politique en matière de Cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site internet. Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre appareil lorsque vous visitez notre site internet. Il permet à notre site de reconnaître votre appareil et de mémoriser des informations sur votre visite. Cette clause relative aux cookies explique comment www.ajenol.ch utilise les cookies sur son site internet conformément à la Loi la protection des données (LPrD) et à d'autres lois et réglementations applicables.

12.1. Utilisation de Cookies

Lorsque vous accédez à notre site, nous pouvons, en fonction de vos paramètres, installer des cookies sur vos appareils, ce qui nous permet une utilisation adéquate de notre site web (l'établissement de la connexion et l'échange de données), l'assurance que la sécurité et la stabilité du système soient garanties en permanence. Les données sont également collectées à des fins statistiques internes. Les cookies nous servent aussi pour les accès à des espaces réservés ou personnels du sites www.ajenol.ch et améliorer notre communication et nos services.

En outre, l'adresse IP est évaluée :
- En cas d'attaque contre l'infrastructure du réseau
- En cas d'utilisations non autorisées ou abusives du site web,
- Et, si nécessaire, dans le cadre de procédures pénales pour l'identification et pour les procédures civiles et pénales contre les familles concernés.

Les types de cookies suivants sont utilisés sur notre site internet :

a) Cookies Essentiels : Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site internet. Ils permettent la navigation sur le site et l'accès aux fonctionnalités essentielles. Ils ne collectent pas d'informations personnelles.

b) Cookies de Performance : Ces cookies collectent des informations sur la manière dont les visiteurs utilisent notre site internet, par exemple, les pages les plus consultées. Ces cookies nous aident à améliorer notre site et à comprendre comment les familles interagissent avec lui.

c) Cookies de Fonctionnalité : Ces cookies permettent au site de se souvenir des choix que vous avez faits (comme votre nom d'utilisateur, votre langue ou votre région) et fournissent des fonctionnalités améliorées. Ils peuvent également être utilisés pour vous fournir des services demandés, tels que le remplissage automatique de formulaires.

12.2. Consentement à l'Utilisation de Cookies

En accédant à notre site internet, vous consentez à l'utilisation des cookies conformément à la présente clause relative aux cookies. Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés, vous pouvez les désactiver dans les paramètres de votre navigateur ou refuser l'utilisation des cookies lorsque vous visitez notre site.

12.3. Durée de Conservation des Cookies

La durée de conservation des cookies varie en fonction de leur type. Certains cookies sont temporaires et sont supprimés lorsque vous fermez votre navigateur, tandis que d'autres sont persistants et restent sur votre appareil pendant une période déterminée.

12.4. Gestion des Cookies

Vous pouvez gérer et supprimer les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que la désactivation des cookies peut affecter votre expérience de navigation sur notre site internet.

13. Sécurité

Les mesures techniques, organisationnelles et juridiques nécessaires pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont prises notamment en fonction des risques que présentent pour vous les traitements réalisés et le caractère sensible ou non des données concernées et servent notamment et en particulier la protection contre les risques de falsification, de destruction, de vol, de perte, de copie et autres traitements illicites.

Nous prenons également des mesures de sécurité visant à réduire les risques sur nos sites web et sur nos applications. Quand vous nous communiquez une adresse électronique ou d'autres éléments permettant de vous contacter, ou des données personnelles par des moyens numériques (courrier électronique, outils de conversation en ligne, application web ou mobile, etc.), vous nous autorisez à prendre contact avec vous au moyen de ces canaux de communication et sous réserve de vos préférences de communication. En outre, et même si nous restons responsables de la sécurité de la communication au regard de la protection de données personnelles, vous assumez les risques liés à ces communications électroniques.

14. Modifications de la présente politique

AJENOL se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. Toute modification de la présente politique entrera en vigueur au moment de sa publication sur le site web d'AJENOL, www.ajenol.ch . La version publiée fait foi et remplace toutes les clauses générales de protection des données antérieures ou contraires.

15. Date d'entrée en vigueur

Cette politique a été mise à jour le 1er mai 2025